Crew einladen

Techniker brauchen kein Konto. Du lädst sie mit ihrer E-Mail-Adresse zu einem Projekt ein, und sie kommen über einen Link direkt in ihren Rapport. Für die Einladung brauchst du das Recht «Crew und Rapporte».

Einzeln einladen

Öffne im Projekt Crew & Rapporte und klicke auf Techniker einladen.
Trage die E-Mail ein. Der Name ist freiwillig.
Bei Person aus dem Kontaktbuch wählst du bei Bedarf eine Person. Bleibt es bei «automatisch», verknüpft vortex die Adresse mit einem bestehenden Kontakt oder legt einen neuen an. Ein Hinweis unter dem Feld sagt, was passiert.
Klicke auf Einladung senden. Danach erscheint Einladung wurde verschickt.

Seite «Crew & Rapporte» mit geöffnetem Einladungsformular: die Felder «E-Mail» und «Name», die Auswahl «Person aus dem Kontaktbuch» (automatisch), der Hinweis «Neuer Kontakt Jana Berger wird im Kontaktbuch angelegt.» und die Knöpfe «Einladung senden» und «Abbrechen»

Tagessatz und Funktion fragt die Einladung nicht ab. Die Techniker tragen sie selbst in ihren Stammdaten ein. Du siehst sie später im Rapport.

Mehrere einladen

Mit Mehrere einladen fügst du eine Liste ein: E-Mail-Adressen, Name <mail> oder eine Excel-Spalte. Du kannst auch eine .csv- oder .txt-Datei ablegen. vortex zeigt die erkannten Adressen an, überspringt Duplikate und ignoriert Zeilen ohne E-Mail. Namen und Adressen kannst du in der Vorschau noch ändern. Danach schickt 3 Techniker einladen die Einladungen. Scheitern einzelne, wiederholst du sie mit Fehlgeschlagene erneut senden.

Einladungsliste: ein Textfeld mit drei eingefügten Adressen, darunter «3 Adressen erkannt» als Zeilen mit Name, E-Mail-Adresse und dem Hinweis «Kontakt: neu», dazu die Knöpfe «3 Techniker einladen» und «Schliessen»

Über Crew aus dem Budget einladen lädst du die Personen ein, die im Budget auf einer Position stehen. Dafür brauchst du zusätzlich «Zahlen sehen». Wer keine E-Mail im Kontaktbuch hat oder schon eingeladen ist, ist ausgegraut. Siehe Budget und Kalkulation.

Was der Techniker bekommt

Der Techniker erhält eine Mail mit dem Projektnamen als Absender und dem Betreff «Ihr Anmeldelink für Vortex». Der Link ist 72 Stunden gültig und lässt sich einmal verwenden. Antwortet der Techniker auf die Mail, geht die Antwort an dich. Mehr dazu aus seiner Sicht: Einladung und Anmeldung.

Erinnern und erneut einladen

Hat ein Techniker seinen Rapport noch nicht eingereicht, klickst du in seiner Zeile auf Erinnern. Dazu brauchst du dasselbe Recht wie für die Einladung. Er bekommt eine Mail mit einem neuen Anmeldelink. Eine weitere Erinnerung ist erst nach 15 Minuten möglich. Alle 5 Offenen erinnern erinnert alle auf einmal und fragt vorher nach. Lädst du dieselbe Adresse noch einmal ein, bekommt die Person einen neuen Link zu ihrem bestehenden Rapport.

Das Papierkorb-Symbol entfernt einen offenen Rapport aus dem Projekt. Wurde er nie eingereicht, wird er gelöscht. Wurde er schon einmal eingereicht, blendet vortex ihn nur aus und bewahrt die Angaben auf.

Der Stand in der Crew-Tabelle

Seite «Crew & Rapporte» der Herbstkampagne: oben die Knöpfe «Techniker einladen», «Mehrere einladen» und «Crew aus dem Budget einladen», darunter Kennzahlen und der Knopf «Alle 5 Offenen erinnern»; in der Tabelle Techniker mit Status «Freigegeben», «Eingereicht» oder «Entwurf», Tagen und Beträgen sowie den Knöpfen «Auszahlen», «Freigeben», «Zurückweisen» oder «Erinnern»

Die Tabelle zeigt jeden Techniker mit Status, Tagen und, mit dem Recht «Zahlen sehen», den Beträgen. Wer eingeladen ist, aber noch nichts erfasst hat, steht als Entwurf mit 0 Tagen da. Danach folgen Eingereicht, Freigegeben und Ausbezahlt. Wie du eingereichte Rapporte bearbeitest, steht unter Rapporte prüfen und freigeben.