Überblick: so arbeitest du als Produktion
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vortex begleitet ein Projekt von der ersten Kalkulation bis zur Bezahlung von Crew und Lieferanten. Hier siehst du den Weg in sieben Schritten und findest dich in der Oberfläche zurecht.
Der Weg eines Projekts
Abschnitt betitelt „Der Weg eines Projekts“-
Projekt anlegen. Unter Projekte legst du das Projekt an und hältst Kunde, Umfang und Termine fest. Mehr dazu: Projekt anlegen und einrichten.
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Budget kalkulieren. Im Budget erfasst du die Positionen, spielst Varianten als Szenarien durch und exportierst die Offerte als PDF. Mehr dazu: Budget und Kalkulation.
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Crew einladen. Unter Crew & Rapporte lädst du Techniker per E-Mail ein. Sie brauchen kein Passwort. Mehr dazu: Crew einladen.
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Rapporte prüfen und freigeben. Reichen die Techniker ihren Rapport ein, prüfst du ihn, korrigierst ihn bei Bedarf und gibst ihn frei. Mehr dazu: Rapporte prüfen und freigeben.
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Löhne und Rechnungen bezahlen. Unter Zahlungen & Exporte im Projekt und unter Zahlungen erstellst du Zahlungsdateien für das E-Banking. Freigegeben wird bei der Bank, vortex verhindert Doppelzahlungen.
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Bank abgleichen. Unter Bank liest du den Kontoauszug ein. vortex ordnet die Bewegungen den Zahlungen und Rechnungen zu, macht Vorschläge und lässt den Rest offen. Du bestätigst oder ordnest manuell zu.
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Projekt abschliessen. Auf dem Dashboard zeigt Vor dem Abschluss prüfen, was noch offen ist. Danach klickst du auf Projekt abschliessen, sofern du das Recht «Projekte abschliessen» hast. Bis du das Projekt wieder öffnest, ist es schreibgeschützt.
So findest du dich zurecht
Abschnitt betitelt „So findest du dich zurecht“
Seitenleiste. Oben stehen die Seiten für die ganze Firma: Projekte, Abrechnungen (VFA-Quartalsabrechnung) und Lohnmonate (Quellensteuer pro Person und Monat). Unter Finanzen folgen Lieferantenrechnungen, Kundenrechnungen, Zahlungen und Bank, zuunterst Unternehmen, Kontakte und Benutzer. Öffnest du ein Projekt, erscheint unten der Projektblock mit Name, Kunde und Phase. Darunter stehen die Projektseiten: Dashboard, Projekt & Umfang, Budget, Crew & Rapporte, Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Zahlungen & Exporte und Einstellungen. Mit Seitenleiste einklappen machst du sie schmal.
Kopfzeile. Links zeigen auf den meisten Seiten die Brotkrumen, wo du bist. Jeder Teil davor führt dorthin zurück. In einem Projekt steht in der Mitte das aktive Szenario. Rechts findest du drei Symbole:
- Hilfe & Support (Fragezeichen): eine kurze Erklärung zur aktuellen Seite, dazu Was ist neu, Support kontaktieren und Fehler melden.
- Benachrichtigungen (Glocke): Ereignisse aus deinen Projekten, zum Beispiel ein eingereichter Rapport. Ein Klick öffnet die passende Seite. Ein Punkt zeigt Ungelesenes.
- Benutzermenü (Avatar): Mein Profil, Sprache (DE oder EN), Darstellung (hell oder dunkel) und Abmelden.
Die Seite Was ist neu listet die letzten Neuerungen in vortex, die neueste zuoberst.
Wer darf was
Abschnitt betitelt „Wer darf was“Jede Person mit Zugang hat eine Vorlage: «Nur eigene Daten», «Nur ansehen», «Buchhaltung», «Producer» oder «Vollzugriff (Inhaber)». Die Vorlage bestimmt, welche Einträge und Knöpfe du siehst. Wie du Personen einlädst und Rechte vergibst, steht unter Benutzer einladen und Rechte.