Rapporte prüfen und freigeben

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Reicht ein Techniker seinen Rapport ein, liegt er bei dir zur Prüfung. Prüfen, korrigieren, zurückweisen und freigeben darfst du mit dem Recht «Rapporte freigeben».

Rapport öffnen

Bei einer Einreichung erscheint in der Glocke Rapport eingereicht. Ein Klick darauf öffnet den Rapport. Oder du öffnest Crew & Rapporte und klickst auf den Namen. Reicht ein Techniker einen zurückgewiesenen Rapport erneut ein, meldet die Glocke Rapport überarbeitet.

Rapport prüfen

Eingereichter Rapport von Tim Gerber in der Ansicht der Produktion: oben die Knöpfe «Lohnabrechnung (PDF)», «Korrigieren», «Freigeben» und «Zurückweisen», die verknüpfte Person und die Budgetzeile, darunter die Stammdaten (AHV-Nr. und IBAN grau abgedeckt), die Tabelle «Arbeitstage» und die Lohnvorschau mit dem Total Auszahlung

Der Rapport zeigt der Reihe nach:

die Stammdaten des Technikers. Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nr., Geschlecht und IBAN siehst du nur mit dem Recht «Personendaten der Crew sehen» (siehe Benutzer und Rechte).
die Arbeitstage mit Zeit, Pause, Dauer, Faktor und Betrag je Tag.
die Lohnvorschau mit Grundlohn, Ferienzulage, Abzügen und Total Auszahlung. Die Regeln dahinter stehen unter So rechnet vortex.
die Zusätzliche Belege, falls es welche gibt. Hinweise wie «automatisch erkannt», «manuell geändert» oder «MwSt offen» zeigen, worauf du achten solltest. Das Original öffnest du über den Dateinamen.

Mit Lohnabrechnung (PDF) lädst du die Abrechnung jederzeit herunter. Dazu brauchst du das Recht «Löhne und Exporte».

Budgetzeile zuordnen

Bei Budgetzeile wählst du die Position im Budget, auf der die Kosten dieses Rapports als Ist zählen: Gage, Arbeitgeber-Abgaben und Spesen. Steht der Kontakt der Person auf genau einer Position, wählt vortex sie automatisch. Stehen mehrere zur Wahl, wählst du selbst. Bis dahin zählt der Rapport als nicht zugeordnet. Die Zuordnung kannst du auch nach der Freigabe ändern. Die Verknüpfte Person darüber dient der Quellensteuer-Erfassung.

Korrigieren

Findest du einen Fehler, korrigierst du ihn selbst: Korrigieren öffnet den Rapport zum Bearbeiten, solange er Eingereicht ist (nach der Freigabe öffnest du ihn zuerst mit Wieder öffnen). Änderungen werden automatisch gespeichert, mit Zurück zur Ansicht kehrst du zurück.

Rapport im Korrekturmodus: oben der Hinweis «Du korrigierst diesen eingereichten Rapport als Produktion», der Knopf «Zurück zur Ansicht», links die bearbeitbaren Stammdaten (AHV-Nr. und IBAN grau abgedeckt), rechts die Lohnvorschau

Der Techniker sieht im Rapport, dass die Produktion ihn angepasst hat, und kann jede Änderung mit altem und neuem Wert einblenden. Hast du etwas geändert, bietet der Freigabe-Dialog das Feld Kommentar zur Korrektur (sieht der Techniker) an. Der Kommentar steht im Rapport, im Lohn-PDF und in der Freigabe-Mail.

Zurückweisen

Mit Zurückweisen schickst du den Rapport zurück. vortex fragt nach einer Begründung. Sie ist freiwillig, hilft dem Techniker aber, den Fehler zu finden. Mit Bestätigen wird der Rapport wieder ein Entwurf, und der Techniker bekommt eine Mail mit Begründung und Link.

Dialog zur Zurückweisung: die Aufforderung, eine Begründung einzugeben (sie wird dem Techniker per E-Mail mitgeteilt), ein leeres Textfeld und die Knöpfe «Abbrechen» und «Bestätigen»

Freigeben

Mit Freigeben öffnet sich der Dialog Rapport freigeben?. Er nennt den Techniker, seine E-Mail-Adresse und das Total Auszahlung. Er sagt auch, ob die Lohnabrechnung als PDF mitgeschickt wird: Das geschieht nur, wenn der Techniker zugestimmt hat. Sonst verweist die Mail auf den Download in der App. Eine verschickte Mail lässt sich nicht zurückholen.

Nach der Bestätigung steht der Rapport auf Freigegeben. Mit Wieder öffnen setzt du ihn zurück auf Eingereicht. Bezahlt wird später über die Zahlungsdateien.

Siehe auch

Einreichen und Lohnabrechnung (die Sicht des Technikers)
Crew einladen
So rechnet vortex